Vad menas med Verifikationer?

En verifikation inom bokföring kan översättas som ett underlag för en affärshändelse, och kan vara ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller annat dokument, skriftligt eller elektroniskt som bevisar att en viss affärshändelse har ägt rum. Det kan också utgöra en förändring eller snarare en justering i bokföringen om den ursprungliga skulle behöva rättas till.
Alla typer av verifikationer måste enligt lag, sparas i minst 7 år för att kunna användas vid granskning med mera. Detta måste vara i läslig form, men kan naturligtvis scannas av eller fotograferas istället för att ha alla kvitton i en säck i åratal. Det finns flera regler hur en verifikation måste vara utformad.

Regler för verifikationer

En verifikation måste vara tydlig och klar och kunna avläsas. Den måste också innehålla viss information, enligt regelverket.

  • Datum för sammanställning av verifikationen
  • Datum för affärshändelsens inträffande
  • Beskrivning av händelsen i kortfattat format
  • De företag/parter som affärshändelsen avser
  • Belopp och moms
  • Eventuella andra underlag om sådana finns tillgängliga
Alla verifikationer måste också ha sitt eget nummer som gör det enklare att bokföra dem, samt att härleda till en viss affärshändelse om det skulle uppstå problem. I en faktura heter detta t.ex fakturanummer. Numret på en verifikation får inte tillges en annan verifikation under räkenskapsåret och inte heller brytas.
  • En verifikation upprättas för att styrka en affärshändelse och för att skapa ett bevis i bokföringens grundbok och huvudbok.
  • Alla verifikationer måste ha ett eget verifikationsnummer eller verifieringstecken som också bokförs.
  • Verifikationer måste enligt lag bokföras, det räcker inte med att spara dem separat. De bokförs på både debet och kredit i bokföringen.

Vad göra om ingen verifikation har utfärdats?

Om ett köp eller en affärshändelse har gjorts eller inträffat, måste det ske någon form av verifikation. Om en vanlig sådan inte upprättats, kan företaget skapa en egen form av verifikation som kallas bokföringsorder. Den kan ske vid rättelse av annan verifikation, omföring på internt plan, m.m.

Vad är en "gemensam verifikation"?

Alla affärshändelser är inte tvungna att bokföras var och en för sig. Ibland kan flera samlade affärshändelser presenteras i en enda bokföringspost. Detta har kommit att kallas samlingsverifikation eller gemensam verifikation. Dessa ”grupper” måste dock också bokföras i registreringsordning samt systematisk ordningsföljd. Det måste dock framkomma tydligt vilka händelser dessa avser.

Vad är en hänvisningsverifikation?

I vissa fall kan affärshändelser behöva styrkas ännu mer genom en så kallad hänvisningsverifikation. Det innebär att ytterligare ett dokument upprättas, såsom ett avtal, skuldebrev eller liknande. Hänvisningsverifikationer är viktiga när det förekommer affärshemligheter mellan företag samt vid återkommande händelser av samma ursprung och uppgifter, t.ex en hyresavi. Hyreskontraktet fungerar då som hänvisningsverifikation.

När måste verifikationer kompletteras?

Det finns tillfällen då en affärshändelse måste kompletteras. Vid somliga händelser behövs det exempelvis en hänvisningsverifikation men man måste också styrka med ett kontoutdrag, eftersom en vanlig transaktion vanligen inte avslöjar vad överföringen avser. Då måste det finnas ett underlag, som exempelvis ett skriftligt meddelande, där du skriver ”insättning dagskassan” eller dylikt.

Hur skapas verifikationsnummer?

Om du har ett bokföringsprogram som också utfärdar fakturor och liknande, finns det särskilda inställningar som matar in olika nummer för varje verifikation med hjälp av löpnummerserier. Använd gärna olika sifferserier för olika verifikationer och typer av affärshändelser. Verifikaten måste ha en obruten serie som inte får brytas under året.