Vad menas med ett Utlägg?

Utlägg är pengar som den egna företagaren eller någon anställd har lagt ut för något för att sedan få tillbaka utgifterna i form av ersättning. Det kan röra sig om ett inköp, en måltid eller transportkostnader. Utlägg är inte samma sak som kostnadsersättningar eftersom det uppenbart är utgifter för företagets syfte.
Huruvida ett utlägg ska betraktas som utlägg och inte kostnadsersättning, är något som tas ställning till hos Skatteverket. Vanligen innebär ett utlägg att det i normalfallet skulle vara företaget som skulle stått för utgiften, då det vanligtvis handlar om kontorsutrustning, fika eller något annat som arbetsgivaren ska stå för. Det finns en gräns mellan utlägg och kostnadsersättningar.

Så betalar du utlägg och kostnadsersättningar

Om det rör sig om utlägg, är detta en skuld som ska betalas tillbaka till den anställde eller delägaren och som också ska bokföras som en kostnad. Dessa utlägg betraktas inte som lön. Ersättningar som avser resekostnader och logi, ska redovisas med ett kryss på kontrolluppgiften av den anställda.
Vid kostnadsersättningar ska dessa dock betraktas som lön om ersättningen överstiger schablonbeloppet enligt Skatteverket. Om du som arbetsgivare inte har tagit med beräkningsunderlag, så kan det hända att hela ersättningen betraktas som lön. Om ersättningen är densamma som de avdragsgilla utgifterna, så behövs inga arbetsgivaravgifter betalas för dem. Men ersättningen ska ändå finnas med på kontrolluppgiften.
  • Utlägg är kostnader som någon annan stått för och som avser företagets räkning
  • Utläggen återbetalas till det nominella värdet, det vill säga det ursprungliga belopp som personen ifråga har lagt ut
  • Ett utlägg upp till 4000 kr kan ha den anställdes namn på fakturan, i annat fall arbetsgivarens/företagets för att momsavdrag ska gälla

Är utlägg detsamma som egna uttag?

Nej, utlägg är något helt annat, även om man kan tro att de två hör samman. Ett utlägg måste ha någon form av kvitto som hänvisar till utläggets innebörd, såsom en tjänsteresa, transportkostnad eller en måltid. Ett vanligt uttag måste i så fall styrkas för att sammankopplas med ett utlägg.

Vilka underlag måste visas upp i samband med utlägg?

För att få kompensation efter att ha gjort ett utlägg, så måste detta gå att styrka med ett dokument. Dokumentet kan vara ett kvitto eller en faktura och det är viktigt att denna är i originalformat, det vill säga i samma form som när personen tog emot den.

Vilka regler gäller för utlägg för kund?

Om du har gjort utlägg för kund ska du inte ta ut någon moms. Du ska heller inte lägga på vinstpålägg utan begära samma belopp som betalats. Bokföringen sker som ett utlägg på avräkningskonto och reglerna säger också att det måste vara kunden som i grunden är betalningsansvarig.

Vad är skillnaden på utlägg och vidarefakturering?

Utlägg är att en faktura betalas av någon annan än företaget och vid vidarefakturering är det företaget själv som stått för kostnader som någon annan part är ansvarig att betala. Det kan gälla vid samordnade inköp där ett företag betalat allt och där flera företag egentligen skulle delat på kostnaderna.

Hur hanteras utlägg?

Om någon har gjort utlägg för företagets räkning så ska denne kompenseras genom återbetalning som då blir skattefria för personen. Utlägget bokförs då som kostnad och momsen lyfts. För att den ingående momsen ska lyftas så måste man tänka på att alla inköp över 4000 kr måste ha företagsnamnet på underlaget.