Den summa som en anställd har rätt till om denne inte tagit ut semester under det gångna året, kallas för semesterersättning. Om ett antal semesterdagar ännu inte har utnyttjats så får alltså den anställde pengar stället. Detta gäller för både hel- och halvtidsanställningar samt tidsbegränsade anställningsformer. Semesterersättningen kan beräknas på två olika sätt.
Denna ersättning gäller outtagna semesterdagar under det gångna året samt intjänade semesterdagar för kommande år. Semesterersättning betalas främst ut när en person slutar en anställning, eftersom personen annars brukar ta ut pengarna som semesterlön. Semesterersättningen måste finnas i bokföringen för att kunna betalas ut vid anställningens slut till vederbörande. Vid utbetalning justeras den sedan.
Sammanfattning
- Semesterersättning är en ersättning för outnyttjade semesterdagar
- Den är 12% av den sammanlagda utbetalda lönen för intjänandeåret men kan också beräknas per semesterdag vid kollektivavtal
- Sammalöneprincipen vs procentregeln kan utgöra vissa skillnader
- Har den anställde en förskottssemester, dras den av på semesterersättningen
- Semesterersättning läggs undan varje månad av arbetsgivaren
- Detta kallas för semesteravsättning från arbetsgivarens perspektiv
När betalas semesterersättning ut?
Om en anställd har en vanlig månadslön och ska sluta sin anställning, ska semesterersättningen betalas ut vid den slutliga lönen. Semesterersättning fungerar i princip på samma premisser som semesterlön i bokföringen, förutom att den betalas ut vid anställningens slut istället. Även vid en tidsbegränsad anställning ska semesterersättning betalas ut.
Om man anställt någon under en viss period, som en dag, en månad eller en hel sommar, ska alltså semesterersättningen betalas ut när personen har avslutat sin anställning. Vanligtvis måste den betalas ut senast en månad efter avslutad anställning. Vid kortare anställningar än tre månader kan den förekomma vid varje månadsutbetalning men detta är inte alltid fallet.
Det är även viktigt att notera att dessutom semesterlönegrundande frånvaro ska utgöra ett underlag för semesterlön eller semesterersättning. Detta kan innebära värnplikt, föräldraledighet, sjukskrivning eller annan frånvaro. Det är emellertid alltid värt att först läsa igenom sitt kollektivavtal för att se vilka regler som gäller då dessa kan variera något från avtal till avtal.
Att bokföra semesterlön/semesterersättning
För det första finns det två metoder för att beräkna semesterlön eller semesterersättning. De kallas sammalöneregeln eller procentregeln. Man beräknar också dagarna om den anställde har ett sammanfallande eller ett förskjutet intjänandeår. När man sedan sätter undan de pengar som ska utgöra semesterlön eller semesterersättning, kallas det semesteravsättning.
När sedan semesterersättningen betalas ut till en anställd, så måste detta bokföras, vilket innebär att den tidigare bokförda semesteravsättningen blir återjusterad och den personalkostnad som nu är tillgänglig blir lika med noll. Semesterersättning och semesterlön bokförs på samma sätt, oavsett vilket kollektivavtal man tillhör. Andra skillnader, som utbetalning, kan variera men bokföringen är densamma.
Har man eget företag måste man ta till sig de olika reglerna beträffande semesterlön för egen del. Som enskild näringsidkare och delägare i ett handelsbolag eller kommanditbolag, bokför man ingen semesteravsättning åt sig själv. Då beskattas man istället för vinsten och gör egna uttag som kan användas i samband med semester.
