Summering av reskontra
- Reskontran är sidoordnade bokföringar
- Man kan jämföra de med databaser över fakturor, kundregister, påminnelser, löner och annat väsentligt
- De brukar användas för kunder, löner eller leverantörer för att få bättre överblick
- Ett företag är inte tvunget att ha reskontran
- Dock underlättar de verkligen
- Reskontran bör vara integrerade i det vanliga bokföringssystemet för automatiska uppdateringar
Visste du att…
Ordet reskontra kommer från det italienska ordet riscontro, som betyder kontroll, granskning eller jämförelse.
En reskontra är en sidoordnad bokföring för exempelvis leverantörer eller kundfordringar, som används för att hålla bättre koll och få detaljerad information. Det är en samlad databas över kunder, leverantörer, löner m.m. för att få utförlig information beträffande fakturor, påminnelser och adresser – beroende på vilken grupp reskontran tillhör. Varje reskontra ska bokföras och redovisas för sig, men sedan föras samman med företagets övergripande bokföringssystem och resultat.
I ett företags bokföring ska alla affärshändelser dels registreras i tidsordning, dels i en huvudbok där de är ordnade efter konto. I reskontror är de ordnade efter kunder eller leverantörer.
Reskontran måste inte användas men det kan verkligen vara en hjälpande hand när man snabbt behöver få tag på viktig information. Dessa reskontror blir därmed ett underlag för resten av bokföringen. Ofta är det företagets storlek och behov som styr antalet reskontror i en bokföring. Det finns dock inget krav i bokföringslagen på att ha reskontror i sin verksamhet.
De vanligaste reskontran
Även om man kan ha reskontra för allt möjligt så är det reskontror för leverantörer och kunder som är de vanligaste – leverantörsreskontra och kundreskontra. Anledningen till att de används mest är att det är i dessa poster som betalningar innefattas, vilket är bland det viktigaste för ett företags verksamhet.
Leverantörsreskontra
Leverantörsreskontra innehåller information om fakturor från verksamhetens leverantörer. Denna reskontra är en sidoordnad bokföring till posten ”leverantörsskulder” i balansräkningen. Varje månad bör en avstämning göras mellan leverantörsreskontran och leverantörs-skuldkontot för att se om du betalat i rätt tid och kanske följa upp statistik på olika typer av inköp.
Gör en avstämning varje månad, mellan kontot leverantörsskulder i din balansräkning och din leverantörsreskontra. Genom att göra detta kan du se om dina leverantörer får betalt i tid, och du kan göra uppföljningar på statistiken över verksamhetens inköp. När en leverantör skickar en faktura ska den registreras i leverantörsreskontran, och bokföras. När fakturan sedan betalas markerar du detta i leverantörsreskontran. Om du använder ett bokföringsprogram skapas ett underlag när du markerar fakturan som betald i reskontran.
Kundreskontra
Kundreskontra fungerar på samma sätt som leverantörsreskontra och är alltså en sidoordnad bokföring till kundfordringar. Genom att avstämma mellan kontot för kundfordringar och kundreskontra, kan du hålla koll på fakturor och om kunderna har betalat i rätt tid. Det ger dig även möjlighet att sortera fakturorna i namn- eller datumordning, eller enligt åldersanalys.
För ett företag med många kunder är det en stor fördel att använda en reskontra över dessa. I denna reskontra kan även information om företagets kontaktperson, organisationsnummer, adress och andra viktiga uppgifter. Vid avstämningstillfället innehåller kundreskontran de kundfakturor som inte har betalats.
Andra reskontror
Även om kundreskontra och leverantörsreskontra är de viktigaste sidoordnade bokföringarna, så finns det också andra reskontror att ta fasta på för förenklad överblick och bokföring överlag. Detta kan till exempel gälla vid redovisning av anläggningstillgångar, eftersom dessa ska värderas var för sig och bör således ha ett register för sig själv.
Projekt
Ett annat exempel är företag som arbetar med många olika projekt och behöver klargöra för varje enskilt sådant. Därmed kan det vara klokt att ha ett register för varje projekt som ett företag åtar sig, ett s.k. projektreskontra som först redovisas enskilt innan de förs in i den slutliga delen av bokföringen.
Lönereskontra
Även lönereskontra kan vara mycket bra att ha. Där lägger man in uppgifter om de anställda, deras ledigheter, utbetalda löner, ersättningar och detaljer som semesterberäkningar o.s.v. Alla de anställdas löner registreras också i en lönereskontra som sammanställs i lönejournalen, blir en bokföringsorder och blir ett perfekt och detaljerat underlag till den slutliga bokföringen.
Anläggningsreskontra
Varje anläggningstillgång, som inventarier och byggnader, ska värderas separat i företagets bokslut. Därför är det viktigt att hålla reda reda på vilka tillgångar som finns i företaget. En lösning kan vara att föra en anläggningsreskontra. Där registreras alla köp, försäljningar och utrangeringar av förstörda eller stulna tillgångar. I ett bra bokföringsprogram kommer registret automatiskt att användas för att beräkna vilka avskrivningar som ska göras på tillgångarnas värde.
Hur skapar jag en reskontra?
I sin enklaste form ser en reskontra ut som en vanlig konteringsruta, med en extra kolumn som visar saldo för verksamheten. De flesta bokföringsprogram på marknaden kan hantera ett stort antal reskontror. Många av dem har också automatiska överföringar från reskontror till bokföringen, och integration med banken. Det gör att du kan enkelt kan bokföra inbetalningar från kunder, samt skapa betal- och återrapporteringsfiler för betalningar till leverantörer.
Antalet reskontra som behövs beror till stor del på verksamhetens storlek. Ju fler kunder och/eller leverantörer, desto större nytta gör reskontror av olika slag.
Avstämning av reskontra
När du gör en avstämning av en reskontra är det viktigt att du följer de rutiner som finns för kund eller leverantör. Genom att följa rutinerna säkerställer du att avstämningarna vid balansräkningen stämmer. Rutinerna gör det också enklare att skapa överblick över dina kund- och leverantörsregister.
Tre skäl till att använda reskontror i bokföringen
- Du får mer kontroll över dina fakturor, och kan enkelt se vilka som är betalda och vilka som inte är det.
- Du får ett överskådligt register över kunder och leverantörer, med de viktigaste uppgifterna.
- Du får bättre överblick över pengar som går in respektive ut ur verksamheten, vilket underlättar din likviditetsplanering.
