Den som reser i tjänsten har rätt till ersättning för vissa utlägg man haft under resan. Exempel på utlägg som brukar ersättas är färdbiljetter på tåg, flyg och kommunala färdmedel, taxiresor samt även ersättning för de sträckor man kört med egen bil. Övernattar man kan man även få ersättning för tillfälligt ökade levnadsomkostnader.
Utlägg
Har man rest i tjänsten och själv lagt ut pengar för t.ex. tågbiljetter, flygbiljetter, hotellrum o.s.v. ersätts detta rakt av från arbetsgivaren, utan någon skattereduktion. Oftast är det arbetsgivaren som står för dessa kostnader. Har man ett konsultuppdrag kan vissa kostnader därefter faktureras ut till kund, beroende på vad som står i avtalet.
Reseräkning
- Ersättning för resor ges för utlägg för resebiljetter, logi samt bilresor.
- Viss ersättning är skattefri och regleras i tabeller från Skatteverket
- Traktamente betalas ut vid resor som omfattar övernattning, både i Sverige och utomlands
- För att skatteavdrag ska kunna göras ställs vissa formella krav på reseräkningen från arbetstagarens sida.
Ersättning för bilkörning
Har man kört sin egen bil i tjänsten får man s.k. milersättning. 18:50 kr per mil är skattefritt för arbetsgivaren att bidra med. Dock kostar det i praktiken mer än denna summa per mil för den som kör, beräknat på slitage på bil m.m. så arbetsgivare betalar ofta mer än så till arbetstagare.
Trängselskatt
I större städer får man ofta betala trängselskatt vid passager in och ut ur staden under dagtid. Arbetsgivaren ersätter ofta trängselskatteavgift rakt av. Har man rest i tjänsten och däremot inte har fått milersättning eller ersättning för trängselskatteavgifter som är arbetsrelaterade, kan man dra av dessa kostnader i deklarationen istället.
Skilj på resor i och till arbetet
När man deklarerar resor i tjänsten är det viktigt att skilja på dessa och resor till och från arbetet, d.v.s. hemifrån. Även resekostnader som överstiger 11 000 kr per år, till och från arbetet, får man dra av. Dessa ska dock inte rapporteras på samma sätt som resor i tjänsten.
Traktamente
Reser man i tjänsten och övernattar får man något som kallas för traktamente. Ett traktamente är skattefritt till ett visst belopp och är tänkt att ersätta eventuella extrakostnader som uppstår när man är på resa, t.ex. för måltider som är dyrare än hemma, andra småutgifter som kan behövas, samt bidrag till logi för natten.
Belopp för traktamente
Beloppen för traktamente skiljer sig åt om man har rest inom eller utanför Sverige. För år 2018 är schablonbeloppet hos Skatteverket 230 kr för en hel dag och 115 kr för en halv dag. För andra länder finns inget generellt belopp utan Skatteverket har specifika summor för varje enskilt land.
Vad som ska ingå i en reseräkning
När de anställda i företaget rapporterar in reseräkning krävs viss information:
Namn, personnummer och hemadress för den anställde, klockslag och datum för resans början och slut, samt anledning till resan och vart man rest. Utlägg ska verifieras med kvitton och milersättning anges med körsträcka eller körjournal.
