Om en anställd i ditt företag är tvungen att resa i tjänsten, måste du som arbetsgivare ersätta denne med de ökade kostnader detta medför. Detta kallas för en reseersättning. Inom de flesta företag där tjänsteresor ingår för de anställda, har man satt upp specifika resereglementen eller reseavtal för att de anställda ska få information.

Olika metoder

Vissa arbetsgivare väljer att ge den anställde ett kreditkort för att denne ska kunna betala för sig under tjänsteresan som tåg, bil, taxi, flyg etc. Andra anställda fakturerar sin arbetsgivare och får betalt på detta sätt men i annat fall så betalas en reseersättning ut i efterhand som är skattefri.

SammanfattningReseersättning

  • Reseersättning är en kostnadsersättning från arbetsgivaren till den anställde i samband med tjänsteresor
  • Denna är skattefri om inte beloppen överskrids
  • Reseersättningen ska betalas ut i god tid så att den anställde inte ska belastas i sin vanliga ekonomi
  • Reser en anställd med egen bil i tjänst, ska ersättningen betalas ut enligt schablonbeloppen för att vara skattefria

Fria arbetsresor

Om du som arbetsgivare har betalat en anställd för resor mellan arbete och bostad, ska denne ta upp den reseersättning som vanlig lön. Personen har sedan samma rätt att göra avdrag som om hon/han själv hade haft kostnaderna för resorna. I vissa fall kan dock de fria arbetsresorna vara skattefria.

Beskattning eller inte?

Fria arbetsresor är också skattefria även om den anställde får förfriskningar på plats. Detta gäller dock mycket enkla förfriskningar. Om det utöver de fria arbetsresorna tillkommer hotellrum, måltider och andra eventuella förmåner, ska dessa tas upp som beskattade ersättningar. Det gäller att veta vad som gäller för just den specifika situationen.

Regler

Även reseersättningar till och från arbetet för den anställde vid fria arbetsresor, kan vara skattefria om den anställde inte får någon annan skattepliktig förmån eller ersättning för arbetet samt om resorna inte överstiger utgifterna för resorna eller om schablonbeloppet 18.50 kr per mil vid resor med privat bil, inte blir högre.

Detta är reseersättning

En reseersättning är ett traktamente och måste förhålla sig till Skatteverkets schablonbelopp för att vara skattefria. På kontrolluppgiften ska man som arbetsgivare redovisa bilersättningen enligt schablon. Detta gör man genom att sätta ett kryss i ruta 50. Om ersättningen är överskjutande, redovisas den som lön i ruta 11.

Resesätt

En reseersättning behöver inte deklareras om den avser resor med allmänna kommunikationsmedel eller taxi och hyrbil. Då får den anställde heller inte göra avdrag för dessa kostnader. Använder en anställd dock sin egen bil i tjänsten kan denne få en skattefri ersättning på upp till 18,50 kr per mil från arbetsgivaren.

Olika belopp

Reser anställda med förmånsbil men har betalat för drivmedel själv, så ges ersättning med 6.50 kr/mil om drivmedlet varit diesel och 9,50 kr/mil om annat drivmedel har använts. Har ersättning inte betalats ut kan den anställde istället göra avdrag med samma belopp listade ovan. Trängselskatt redovisas olika beroende på om det är privatbil eller förmånsbil.