Reseersättning

Reseersättning är en ersättning som betalas ut av arbetsgivaren. Om en anställd i ditt företag är tvungen att resa i tjänsten, måste du som arbetsgivare ersätta denne med de ökade kostnader detta medför. Detta kallas för en reseersättning. Inom de flesta företag där tjänsteresor ingår för de anställda, har man satt upp specifika resereglementen eller reseavtal för att de anställda ska få information.

Vissa arbetsgivare väljer att ge den anställde ett kreditkort för att denne ska kunna betala för sig under tjänsteresan som tåg, bil, taxi, flyg etc. Andra anställda fakturerar sin arbetsgivare. Det är också vanligt att reseersättning betalas ut i efterhand som är skattefri.

Skatt eller inte på reseersättningen?

Om du som arbetsgivare har betalat en anställd för resor mellan arbete och bostad, ska denne ta upp denna reseersättning som vanlig lön. Personen har sedan samma rätt att göra avdrag som om hon/han själv hade haft kostnaderna för resorna. I vissa fall kan dock de fria arbetsresorna vara skattefria.

Fria arbetsresor är också skattefria även om den anställde får förfriskningar på plats. Detta gäller dock mycket enkla förfriskningar. Om det utöver de fria arbetsresorna tillkommer hotellrum, måltider och andra eventuella förmåner, ska dessa tas upp som beskattade ersättningar. Det gäller att veta vad som gäller för just den specifika situationen.

Även reseersättningar till och från arbetet för den anställde vid fria arbetsresor, kan vara skattefria om den anställde inte får någon annan skattepliktig förmån eller ersättning för arbetet samt om resorna inte överstiger utgifterna för resorna eller om schablonbeloppet 18.50 kr per mil vid resor med privat bil, inte blir högre.

Schablonbelopp

En reseersättning är ett traktamente och måste förhålla sig till Skatteverkets schablonbelopp för att vara skattefria. På kontrolluppgiften ska man som arbetsgivare redovisa bilersättningen enligt schablon. Detta gör man genom att sätta ett kryss i ruta 50. Om ersättningen är överskjutande, redovisas den som lön i ruta 11.

En reseersättning behöver inte deklareras om den avser resor med allmänna kommunikationsmedel eller taxi och hyrbil. Då får den anställde heller inte göra avdrag för dessa kostnader. Använder en anställd sin egen bil i tjänsten kan denne dock få en skattefri ersättning på upp till 18,50 kr per mil från arbetsgivaren.

Reser den anställda med förmånsbil, men har betalat för drivmedel själv ges ersättning med 6,50 kr/mil om drivmedlet varit diesel och 9,50 kr/mil om annat drivmedel har använts. Har ersättning inte betalats ut kan den anställde istället göra avdrag med samma belopp listade ovan. Trängselskatt redovisas olika beroende på om det är privatbil eller förmånsbil.

Schablonbeloppen för reseavdragen ser ut på följande sätt:

• Privatbil – 18,50 kr/mil
• Förmånsbil (diesel) – 6,50 kr/mil
• Förmånsbil (ej diesel) – 9,50 kr/mil
• Motorcykel eller mopedbil – 9 kr/mil
• Moped – 4,50 kr/mil
• Cykel – 250 kr/år
• Privat båt – faktisk kostnad

Om mer än ett transportmedel har använts, ska beräkningar göras för varje färdmedel som använts, och beloppen sedan läggas samman.

Reseersättning för egenföretagare

I den privata inkomstdeklarationen går det att göra avdrag för resor som överstiger ett belopp om 11 000 kronor per år, detta utöver schablonbeloppet. Den som har enskild firma eller aktiebolag kan ta ut hela beloppet på 11 000 kronor via sitt företag, skattefritt. I och med detta minskar också företagets skatteunderlag med samma belopp, resultatet minskar, och därmed också bolagsskatten. Därför rekommenderar skatterådgivare att egenföretagare tar sin reseersättning via firman. För att Skatteverket ska godkänna upplägget krävs dock att två villkor är uppfyllda.

1. Avståndet mellan bostaden och arbetsplatsen ska vara minst 5 kilometer.
2. Tidsvinsten av att använda bil ska vara minst två timmar per dag, för tur och retur, jämfört med om kollektiva färdmedel hade använts. 

Resorna ska styrkas med en körjournal som visar

• Vilken kund det rör sig om
• Syftet med resan
• Datum
• Mätarställning
• Antal körda mil

Körjournalen ska kunna visas upp om Skatteverket gör en kontroll. Kostnader för parkering och vägtullar kan dras av som vanliga kostnader, utöver milersättningen.