Vad menas med Proformafaktura?

En proformafaktura används för att visa värdet på varorna vid en leverans. Den används framför allt i samband med export av varor för vilka betalning ej ska erläggas, t. ex. varuprover, ersättningsvaror vid garanti, gåvor, returvaror. I samband med tulldeklaration finns skyldighet att kunna styrka varuvärdet, vilket i ovan nämnda fall kan ske med en proformafaktura.
Pro forma betyder ”för formens skull”, en proformafaktura är således fråga om en faktura för formens skull eftersom den inte ska betalas till säljaren. Det finns inget lagstadgat krav på att proformafaktura behöver användas vid försäljning av varor eller tjänster inom Sverige, men det förekommer att företag använder proformafakturor även vid försäljning inom Sverige.

När proformafaktura behövs utfärdas av dig som företagare

Utfärdande av proformafaktura behöver ske vid försäljning till utlandet för att förtullning ska kunna ske gällande varor och tjänster som säljaren inte ska erhålla betalning för. Vid försäljning mot remburs behövs också en proformafaktura skickas i förväg för att kunden ska kunna öppna en remburs hos sin bank.
Proformafaktura kan användas när säljaren inte levererar varan eller tjänsten förrän kunden har betalt i förskott. Det kan vara aktuellt när kunden bedöms ha låg kreditvärdighet. Om du inte tar ut någon ersättning för en skattepliktig annons bör en proformafaktura upprättas, så att ett värde fastställs för beräkning av reklamskatt som ska betalas.

Proformafakturor används vanligtvis i samband med export för att visa på värdet av varor som mottagaren inte ska betala, t.ex. varuprover och ersättningsvaror, så att tulldeklaration kan ske. De används även i de fall leverantören önskar få förskottsbetalning av kunden. Vidare för att visa på värdet av annonser, reklamtrycksaker så att reklamskatt kan tas ut.

Vad ska en proformafaktura innehålla?

En proformafaktura ska innehålla leverantören och mottagarens namn, adress och VAT (moms)-registreringsnummer, fakturadatum och fakturanummer. Rubriken ska ange att det är en proformafaktura. Vidare ska det finnas en detaljerad beskrivning av innehållet, antal, vikt och förpackningsmärkning samt värdet av varorna. Proformafakturan ska även innehålla information om att den inte ska betalas.

Hur ska en proformafaktura hanteras administrativt av dig som leverantör?

En proformafaktura ska inte bokföras i redovisningen eftersom den inte utgör ett underlag för försäljning. Eftersom du inte ska få betalt för t.ex. varuprover eller ersättningsvaror till följd av garanti, ska heller inte påminnelser skickas. De flesta moderna affärssystem har funktioner för att hantera proformafakturor.

Vem ska betala reklamskatten om en tidning ger bort en gratisannons?

Det är tidningen som ger bort gratisannonser som ska betala reklamskatten som beräknas på det värde som gratisannonser bedöms ha. Tidningen kan upprätta en proformafaktura och skicka till den som fått gratisannonser för att visa på värdet av annonsen.

Om ett land kräver en s.k. tullfaktura behöver jag då ändå upprätta en proformafaktura?

Vissa länders tullmyndigheter, t.ex. Gambia, Nigeria och Malawi, kräver att en särskild tullfaktura ska upprättas i samband med tulldeklaration. Denna faktura sparas av tullmyndigheten, vilket medför att avsändaren även behöver utfärda en proformafaktura som skickas till mottagaren.

Hur ska proformafakturor bokföras av mottagaren vid förskottsbetalning?

När mottagaren fått en proformafaktura för att leverantören vill ha förskottsbetalning innan levereras ska mottagaren (köparen) bokföra förskottsbetalningen med kreditering av kassa/bank och boka en fordran på leverantör. När den riktiga fakturan kommer ska du bokföra den som vanligt i leverantörsreskontran, men kreditera fordran hos leverantör istället för kassa/bank.