Vad menas med Periodisering?

Ett företags ekonomiska transaktioner under ett räkenskapsår sammanfattas i ett årsbokslut och, i förekommande fall, en årsredovisning. Företagets ekonomiska resultat följs ofta upp månadsvis eller kvartalsvis vad gäller mindre företag. För att års- och månadsbokslut ska visa en så rättvisande ställning och resultat för företaget som möjligt görs s.k. periodiseringar.
Periodiseringar kan ske för såväl intäkter som kostnader. Om du inte hunnit att fakturera samtliga varor (eller tjänster) som företaget har sålt i januari syns de inte i januaris intäkter. Samtidigt har företaget haft kostnader för personal, lokaler, insatsvaror m.m. som kostnadsförts i januari. Om du inte periodiserar intäkterna till januari kommer du få ett missvisande månadsresultat.

Rätt beslut kräver rätt beslutsunderlag

För att kunna fatta kloka och medvetna beslut krävs att företaget har tillgång till korrekta underlag. Periodisering av intäkter och kostnader är nödvändigt för att vid varje bokslut visa en så korrekt och rättvisande ställning som möjligt för ditt företag. Det krävs god kännedom om verksamheten för att få med nödvändiga periodiseringar.
För det fall du inte har kontroll på de intäkter och kostnader som behöver periodiseras kommer ditt företag uppvisa kraftiga resultatförändringar från månad till månad, trots att verksamheten är relativt konstant. Det inger inte förtroende hos dina kreditgivare om du inte har kontroll. Inte heller kan du vidta korrekta åtgärder utan tillgång till ett korrekt underlag.
  • Periodisering skall göras för såväl intäkter som kostnader i samband med upprättande av bokslut.
  • En korrekt periodisering är en förutsättning för att bokslutet ska visa en så rättvisande ställning som möjligt för företagets ekonomiska situation.
  • Det krävs mycket god kännedom om företagets verksamhet för att kunna göra en så korrekt periodisering som möjligt.

Hur kan jag skapa rutiner för att få rätt periodisering av kostnader?

Ett enkelt tips är att skapa en manual med en checklista för att säkerställa att det sker en månadsvis periodisering av de aktuella kostnaderna. Vanliga kostnadsposter som kräver periodisering för att få ett rättvisande bokslut är t.ex:

  • semesterlöneskuld
  • lokalhyra
  • konsultarvoden
  • avskrivningskostnader

Vilken hjälp kan jag få av leverantörsfakturamodulen i redovisningsprogrammet för att periodisera kostnader?

Moderna bokföringsprogram har ofta inbyggt stöd för att kunna periodisera leverantörsfakturor som avser flera månader eller ett helt år. Lokalhyror debiteras ofta kvartalsvis i förskott och genom att ange antal månader som fakturan ska periodiseras på samt startmånad blir periodiseringen korrekt redan vid kontering.

Vem ska genomföra kontroll om periodiseringar gjorts?

Olika företag har olika lösningar för vem som ska genomföra periodiseringskontroll vid bokslut. I medelstora och stora företag har controller/ekonomichef väldigt god kontroll på utfall och identifierar avvikelser. Ofta kan periodiseringsfel konstateras vid sådan uppföljande analys för såväl kostnader som intäkter. En nära samverkan och uppföljning med verksamhetschef rekommenderas alltid.

Hur arbetar företag med periodiseringskontroll av försäljning?

I större företag är det vanligt med uppföljning av försäljning på artikel- och kundnivå per månad. Analys sker av volymer, bruttointäkt, nettointäkt och vinstmarginal. Utfallsanalys sker och avvikelser identifieras vilka kan bero på ofullständig periodisering, t.ex. sålda varor i januari faktureras i februari.

Vilka intäkter och kostnader behöver inte periodiseras vid årsboklsut?

I samband med årsbokslut finns skilda regelverk för s.k. mindre företag och övriga företag. Mindre företag behöver inte periodisera intäkter och kostnader som var för sig inte bedöms väsentliga för att visa en rättvisande ekonomisk ställning. I praktiken åsyftas intäkter och kostnader understigande 5 000 kr.