Vad är ett OCR-nummer?

Ett OCR-nummer (Optical Character Recognition/Reading) finns nedtecknat på en faktura eller liknande för att identifiera överföringen när avsändaren betalar till mottagaren. Det är ett referensnummer som gör det enklare att knyta samman betalningen till beloppet och den faktura det avser – främst för elektroniska betalningar. OCR-numret är betydligt bättre än ett skriftligt och bifogat meddelande.
OCR-numret är som det låter – ett nummer som alltså endast består av en sifferkombination. Längden på kombinationen eller antalet siffror, kan variera eftersom det är avsändaren som skapar den. Siffrorna kopplas samman med kunden, genom kundnumret eller fakturanumret. I slutet på sifferkombinationen kan ett par kontrollsiffror vara obligatoriska, främst vid betalning via Bankgiro och Postgiro.

Så används ett OCR-nummer

När du som säljare ska utfärda en faktura, kan du således skapa ett OCR-nummer som köparen sedan uppger tillsammans med summan som betalningen avser. På så vis slipper du som mottagare en massa krånglig manuell hantering och kan därmed registrera överföringen per automatik. Numret står längst ned till vänster på pappersfakturor.
På PDF-fakturor står det vanligen under eller bredvid betalningssumman, klart och tydligt som avsändaren kan kopiera över till sin internetbank och betala digitalt. I vissa fall används dock inget OCR-nummer om det gäller e-fakturor. Då godkänner avsändaren bara fakturabeloppet utan att skriva in en massa siffror och nummer, vilket gör det ännu enklare.
  • Ett OCR-nummer är referensnumret som medföljer fakturan och som avsändaren ska uppge vid betalning.
  • OCR-numret förekommer främst vid inbetalningar till Postgiro och Bankgiro. Vid betalning av e-fakturor behövs vanligen inte numret.
  • Det finns OCR 1, 2, 3 eller 4 när man talar om kontrollsiffror i slutet. De avgör hur hård kontrollnivån är samt antal tecken i OCR-numret.

Vad göra om fakturan inte innehåller något OCR-nummer?

Om en faktura som utfärdats inte innehåller något OCR-nummer är det skäligen så att detta inte är obligatoriskt. Istället kan du då fylla i ett skriftligt meddelande för att identifiera dig och själva betalningen. Om du är minsta osäker ska du dock kontakta mottagaren för säkerhets skull.

Kan man skapa OCR-nummer, bara sådär?

För att kunna utfärda fakturor som innehåller ett OCR-nummer måste ett avtal med banken upprättas först. Då väljer du om numret ska vara ett krav eller valfritt. Banken ska sedan sluta ett avtal med Bankgiro/Postgiro och du bör också ha ett faktureringsprogram så du själv slipper hitta på olika OCR-nummer.

Vad inträffar om OCR-numret är felaktigt?

Om OCR-numret som du fyller i är fel på något sätt, kommer din räkning att hamna på en lista över oidentifierade betalningar som mottagaren sedan får identifera genom att gissa sig till rätt betalning. Om detta inte går, är det troligt att du som avsändare får en betalningspåminnelse.

Kan pengarna hamna fel vid felaktigt OCR-nummer?

I de flesta fall gör de inte det, men i de avseenden som pengar faktiskt kan hamna på villovägar, är när man betalar in dem till Skatteverket och råkar skriva fel OCR-nummer. Det har då hänt att olika summor har dykt upp på någon annan persons skattekonto. Var därför uppmärksam!

Hur långt är ett OCR-nummer, rent generellt?

Längden på OCR-nummer varierar men i normalfall är det en sifferserie pp 10-13 tecken. Det finns dock OCR-nummer som sträcker sig upp till en 20-siffrig nivå. Längden har att göra med både fakturanummer och kundnummer, vilka har olika längd. Sedan utgörs ofta de en eller två sista siffrorna av kontrollsiffror.