En kreditfaktura är som en vanlig faktura, men istället för ett belopp som ska betalas in så finns det ett belopp som ska betalas till kunden. En slags minuspost. Detta belopp kan sedan användas av kunden som en kredit för att dras av på en nästkommande faktura eller föras tillbaka in på kundens konto.
När behövs en kreditfaktura?
En kreditfaktura behövs skapas när en faktura som är utställd till kunden har blivit felaktig, men redan är betald. Det kan också vara när original-fakturan är så pass stor och felet är relativt litet att det gynnar både företaget och kunden att fakturan betalas och kunden får en kreditfaktura avseende felet.
Sammanfattning
- En kreditfaktura har ett minusbelopp istället för ett belopp som ska betalas in.
- Fakturan kan användas till att matcha ut en annan faktura eller tas ut som rent belopp.
- Det är ett smidigt sätt att hantera fel.
- Om hela fakturan är felaktig så kan det dock vara enklare att istället makulera den och skapa en ny.
När kunden har betalat, men hela fakturan är fel.
Det finns tillfällen då en hel faktura måste krediteras efter att kunden har betalat i fullo. Vid dessa tillfällen så krävs det att en kreditfaktura skapas samt att man fakturerar om med korrekt information. Är beloppen samma så kan kunden matcha kreditfakturan med den nya fakturan.
Fördelar med en kreditfaktura
Fördelar med en kreditfaktura är bland annat den snabba hanteringen av ett fel så fort det har uppmärksammats. Oavsett vilket program som används för fakturahantering inom företaget så tar en kreditering inte lång tid att göra. Det är dock viktigt att ha all nödvändig information tillgänglig.
Nackdelar med en kreditfaktura
Nackdelar med en kreditfaktura är att det ibland kan bli många ronder fram och tillbaka med kunden. Det kan det vara svårt för alla inblandade att hålla reda på exakt vad som är krediterat och vad som ska betalas. Ibland kan även kunderna behöva hjälp med hanteringen av kreditfakturor.
Kreditfaktura som inte matchar en faktura
Ibland kan det behövas skapas en kreditfaktura som inte matchar en faktura. Dessa kan behövas ställas ut till kunden vid tillfällen enligt överenskommelse med kund på grund av förutbestämda skäl. Dessa är lite svårare att skapa och här gäller det att föra in exakt information i systemet.
Bokföring av kreditfakturor
Kreditfakturor ska bokföras precis som vanliga fakturor i det valda fakturasystemet, men på motsatt sätt. Alltså med en minuspost istället för en pluspost. Det är även bra att ändra texten vid posten, detta för att det ska vara mer lättöverskådligt. Det är viktigt att komma ihåg att även momsen måste korrigeras i bokföringen.
Ha en dialog med kunden
En viktig sak att tänka på när man skapar en kreditfaktura är bland annat att hålla en dialog med kunden. Detta är för att det inte ska bli några missförstånd och på så vis kan man även komma fram till vad som är smidigast att göra för båda parter.
