Välj en sida

Kostnadsersättning

Summering

  • Kostnadsersättning är sperata ersättningar som görs från arbetsgivaren till arbetstagaren för att täcka avdragsgilla kostnader i samband med arbetet.
  • Ersättningen omfattar kostnader som en arbetstagare kan dra av i inkomstdeklaration, exempelvis traktamente och reseersättning.
  • Begreppet ”Övrig kostnadsersättning” omfattar ersättning för exempelvis telefonsamtal, inköp av egna redskap och verktyg mm.
  • Det är viktigt att ersättningsnivån motsvarar utgiftsnivån, samt att dessa kostnader är tydligt kopplade till tjänsten.
  • Alla kostnadsersättningar ska redovisas på individnivå i arbetsgivardeklarationen.

Kostnadsersättning är en ersättning från en arbetsgivare till en arbetstagare som syftar till att  täcka kostnader som har med tjänsten att göra. Ersättningen omfattar avdragsgilla kostnader, som exempelvis traktamente och reseersättning.

Begreppet ”Övrig kostnadsersättning” omfattar ersättning för exempelvis telefonsamtal, inköp av egna redskap och verktyg mm.

Det är viktigt att ersättningsnivån motsvarar utgiftsnivåen, samt att dessa kostnader är tydligt kopplade till tjänsten. Så länge ersättningen storlek motsvarar storleken på slipper du som  arbetsgivare betala arbetsgivaravgifter för dem.

Det är också viktigt att spara allt underlag som behövs för att beräkna varje arbetstagares utgifter. Alla kostnadsersättningar ska nämligen, på individnivå, redovisas i arbetsgivardeklarationen.

KostnadsersättningErsättningsnivå kontra utgifter

För att en arbetsgivare ska kunna göra avdrag för eventuell Kostnadsersättning måste ersättningsnivån motsvara utgifterna och vara tydligt kopplade till tjänsten. Så länge du som arbetsgivare kan påvisa detta slipper du att betala sociala avgifter för dem. För att kunna påvisa detta är det viktigt spara kvitton och fakturor, då alla kostnadsersättningar ska redovisas i arbetsgivardeklarationen. För varje anställd på individnivå.

När underlag saknas

I de fall då underlag saknas kan företaget inte antas göra avdrag för eventuella kostnadsersättningar, vilket gör att liknande ersättningar/kostnader kommer att hanteras som lönekostnader. Det gäller för såväl arbetsgivare som arbetstagare.

Om en arbetstagare har haft privata utgifter för exempelvis mobil- eller internetabonnemang, bränsle eller särskilda verktyg och likande, och dessa är saker som behövs för att genomföra jobbet, kan arbetsgivaren ersätta dessa utgifterna genom att göra en Kostnadsersättning. Men då är det som sagt viktigt at samla alla kvitton för att kunna redovisa för ersättningen på ett korrekt sätt.

Kostnadsersättningar som är skattefria är vare sig pensions- eller sjukpenninggrundande. De är inte heller semesterlönegrundande eller arbetstidsförktningsgrundande. Det går att betala ut skattefria kostnadsersättningar till privatkonto, genom löneutbetalning alternativt som insättning till en eller flera delägare i ett handelsbolag, en enskild firma eller ett kommanditbolag.

Nyttan med kostnadsersättning

Som arbetsgivare är det viktigt att spara alla former av underlag som kan vara användbara i redovisningen. Skulle det visa sig att du saknar beräkningsunderlag för, i detta avseende de anställdas kostnadsersättningar, kan hela eller delar av ersättningen komma att ses som lön. I det fallet har du missat möjligheterna att göra egna avdrag.

Kostnadsersättningar är nämligen avdragsgilla utlägg för dig som driver företag, så länge du kan redogöra för dem. Antas du ha möjlighet att göra avdrag för dina kostnadsersättningar behöver du inte göra avdrag för vare sig skatt eller sociala avgifter. För att visa att företaget antas göra dessa avdrag krävs kvitton, fakturor och annat relevant underlag.

Att tänka på

  • Försök att samla alla kostnader i företaget
  • Spara alla kvitton, fakturor och annat viktigt underlag
  • Specificera alla kostnadsersättningar för varje individ/arbetstagare
  • Saknas underlag ska kostnader redovisas som lönekostnader
  • Eventuella hyresintäkter som överstiger marknadsvärdet ska överskottet redovisas som lön
  • All kostnadsersättning ska redovisas individuellt – det vill säga för varje arbetstagare

Jag saknar relevant underlag. Vad kan jag göra?

I detta läge kan företaget inte tyvärr inte antas göra avdrag för gjorda kostnadsersättningar, utan kostnaderna kommer med all sannolikhet att hanteras på samma sätt som lönekostnader. Så länge utlägg/ersättningar inte är tydligt kopplade till tjänsten, är det i princip omöjligt att få göra avdrag för dem.

Hyresintäkterna överstiger marknadshyran. Hur gör jag?

Hyr man ut en lokal som ger större intäkter än vad den marknadsmässiga hyran skulle inbringa, ska överskjutande belopp redovisas som lön. Har man inget behov alls av lokalen ska hela beloppet redovisas som lön. Räknas utgifterna som avdragsgilla för arbetstagaren ska ersättningen däremot redovisas som kostnadsersättning.

Vad är skillnaden mellan ett privat utlägg och en privat kostnad?

Enkelt förklarat är ett privat utlägg en kostnad för företaget, medan en privat kostnad är ett utlägg för den anställda. Exempel på privata kostnader är mobil- och internetabonnemang (även de som används i tjänsten). Företaget kan ersätta den anställdas privata kostnader genom en eller flera kostnadsersättningar.

Får man göra avdrag för inköp av fika?

Säg att en av dina anställda lagt ut pengar för att köpa in kaffe, te, mjölk, fikabröd och liknande till kontoret, och du sedan betalar tillbaka pengarna i form av Kostnadsersättning, är utgifterna att betrakta som företagets så länge kvittona anses tillhöra företaget.

Kan jag göra avdrag för resa till och från en anställningsintervju?

Har du betalat kostnadsersättning för att en anställd snabbt ska kunna ta sig till och från en anställningsintervju innebär det att ersättningen är skattefri. Dock får ersättningen inte överstiga resekostnaden, och resan måste ha skett inom EU (och EES). Som alltid – spara alla kvitton!