Vad menas med Grundbok?

Grundboken är företagets dagbok, där alla affärshändelser dokumenteras i tur och ordning. Enligt bokföringslagen är du skyldig att bokföra både i kronologisk och systematisk ordning, och det är här grundboken fyller sin funktion. I grundboken sätter du in så kallade verifikationer såsom kvitton och fakturor. Grundboken brukar även kallas för verifikationslista.
Alla affärshändelser ska även noteras i huvudboken som är strukturerad efter kontonummer istället för den kronologiska ordning som följs i grundboken. I ett bokföringsdataprogram skrivs affärshändelserna automatiskt in i både grundboken och huvudboken. Den som bokför på gammalt vis på papper, behöver ha flera böcker där verifikationerna lätt kan kopplas till varandra med hjälp av numrering.

Användning av grundbok

Enligt bokföringslagen är du som företagare skyldig att bokföra på ett varaktigt sätt både i grundboken och huvudboken. Det är viktigt att bokföra löpande och att inte vänta med att skriva in affärshändelser i boken. Kontanta inbetalningar och utbetalningar ska bokföras senast dagen efter, och andra affärshändelser så snart som möjligt.
De flesta företagare använder idag bokföringsprogram, och behöver därför inte tänka på att skriva både grundbok och huvudbok eftersom uppdelningen sker automatiskt. När man tittar på grundboken i sitt bokföringsprogram så listas alla affärshändelser i datumordning. Dessa händelser brukar även kallas för bokföringsposter i programmet. Det är viktigt att händelserna är i kronologisk ordning.

Det viktigaste att tänka på när det kommer till grundboken är:

  • Skriv upp alla affärshändelser löpande. Kontanta in- och utbetalningar måste bokföras senast dagen efter
  • Bokför i kronologisk ordning, det vill säga den ordning som händelserna har skett under dagen
  • Märk affärshändelsen med ett verifikationsnummer, så att den lätt går att hitta igen

Vilken typ av bok ska jag använda?

Det finns särskilda häften med rader som är speciellt utformade för att göra det enkelt att skriva grundbok. Man kan i princip använda vilket papper som helst som man föredrar för att göra sin bokföring. Det går också bra att göra bokföringen i datorn eller på en mobiltelefon.

Måste jag ha en fysisk bok?

Nej, det går lika bra att skriva in de löpande affärshändelserna i ett skrivprogram på datorn, till exempel Excel. Det går också bra att skriva grundbok i ett skrivprogram på sin smarta mobil. Många bokför också direkt i sitt bokföringsprogram på internet eller på en dator.

Vad ska det stå i grundboken?

Det som ska finnas med i grundboken är en beskrivning av affärshändelsen, händelsens datum, ett verifikationsnummer som gör det möjligt att strukturera och hitta särskilda händelser, samt debet- och kreditbelopp. Bokföringsposterna ska vara i kronologisk ordning, det vill säga i den ordning som de har skett.

Vad kallas grundbok med ett annat namn?

Grundboken brukar även kallas för dagbok eller verifikationslista. Det häfte som man skriver in grundboken i brukar kallas för just grundbok. Det finns även särskilda häften som kallas för kassabok där man också kan bokföra i kronologisk ordning. Dessa häften har plats för det som behöver uppfyllas i grundboken.

Varför ska man skriva grundbok?

Att skriva grundbok och dokumentera företagets händelser är reglerat enligt lagen om bokföringsskyldighet. Att bryta mot bokföringslagen innebär att man riskerar att dömas till böter eller fängelse. En försummelse av bokföringen på grund av oaktsamhet kan anses så grov att straffet blir fängelse mellan sex månader och två år.