Man kan enkelt uttrycka det som så att bilersättningen är ett slags kompensation som en arbetare får när denne lägger ut pengar för att göra olika bilresor när denne befinner sig i tjänst. Men hur fungerar detta egentligen och hur går man tillväga när man bokför dessa olika utgifter?

En slags kompensation

När man som arbetare använder och reser med den egna bilen i tjänsten kan arbetsgivaren betala ut en typ av skattefri bilersättning genom kostnadsersättning eller traktamente. Om man inte får denna kompensation från arbetsgivaren kan man göra avdrag på detta i sin deklaration och få tillbaka pengarna på så sätt.

Hur fungerar det?

När det gäller bilersättningar finns det en del att tänka på både som arbetstagare och som arbetsgivare.

  • Om arbetsgivaren inte ger ersättning för utläggen får arbetaren först tillbaka pengarna året efter
  • Bilersättningen är skattefri upp till vissa belopp
  • Den bilersättning som ges är fri från all moms

Skatt och vad ersätts?

BilersättningNär det gäller bilersättningen har Skatteverket slagit fast vissa schablonvärden för skattefri ersättning. Ersättningens syfte är att stå för drivmedelskostnaden och bilslitaget som uppstår när den privata bilen körs i arbetet. Andra avgifter som broavgifter, tull, parkering med mera ersätts separat och ingår inte i bilersättningen.

Vilka ersättningsnivåer finns?

Det betalas ut maxavdrag och bilersättning per mil, så länge den anställda själv betalar sitt drivmedel. Den ersättning som betalas ut beror på om den anställde äger bilen eller om bilen är en så kallas förmånsbil. En egen bil ger generellt sett alltid högre ersättning än en förmånsbil.

Hur gör man med momsen?

När det gäller bilersättning finns det ingen moms. Anställda som får skattefri bilersättning behöver heller inte göra avdrag för preliminärskatt eller redovisa arbetsgivaravgifter. Om den anställda får skattepliktig ersättning för resor utöver den skattefria ska den tas upp som en vanlig bruttolön i den anställdas deklaration.

Resorna ska styrkas

När det gäller bilersättning måste man alltid kunna styrka vilka resor som gjorts, vilket syfte resan haft samt när och hur lång resan varit. Detta kan lämpligast föras in i körjournal. Denna verifierar de uttag som görs och underlättar för företaget om Skatteverket beslutar sig för att kontrollera.

Hur tas ersättningen ut?

När en anställd tar ut milersättning via företaget behöver denne varken räkna med skatter eller avgifter. Som arbetsgivare kan en ersättning också räknas som enskilt uttag men om uttaget istället ska redovisas i den privata deklarationen går inte detta. Då kommer ersättningen att bli beskattad och avgifter kan tas ut.

Hur bokför man i olika bolagsformer?

Oavsett om man har enskild firma eller ett aktiebolag kan man i regel bokföra bilersättningen på samma sätt. Som företagare är det dock viktigt att sätta sig in i vilka regler som gäller. Det kan annars bli mycket dyrt om en kontroll sker av bokföringen.