En avstämning är en kontroll av balans- och resultatkontona i bokföringen för att se att allt stämmer överens innan man lämnar ifrån sig en balansräkning eller balansrapport. En avstämning ska också ske innan man arkiverar rapporterna. Innan detta moment kan de inte utgöra beslutsunderlag. En avstämning kan dock ta lite tid i anspråk men är nödvändig.
Digital avstämning
Idag finns dock enklare medel att stämma av med kontona och kontoutdragen. Genom olika metoder i de digitala systemen, kan man numera lättare stämma av med bokföringskontona och bankkontonas utdrag då uppbyggnaden av utdragen kan läsas in och jämföra transaktionerna på ett bättre sätt. På så sätt tar dagens avstämningar mindre tid.
Sammanfattning
- En avstämning måste göras innan man lämnar in eller arkiverar en balansrapport eller balansräkning
- Avstämningar bör dock även göras månadsvis
- Detta är ett sätt att kontrollera att uppgifterna i bokföringen stämmer överens med de verkliga transaktionerna
- Idag finns digitala lösningar som förenklar processen
- Rättelseposter ska bokföras i samma redovisningsperiod som felet har upptäckts i
Därför är avstämning viktigt
Att bokföra saker och ting i efterhand, är både kostsamt och ineffektivt då saker lätt glöms bort och underlag försvinner. Det är ett lagkrav på att bokföringen sker så snabbt som möjligt för att de ekonomiska händelserna ska bli så rättvisande som möjligt.
Även ditt skattekonto stäms av månadsvis, då av Skatteverket.
Regelbundenhet A och O
Den som struntar i en löpande bokföring får inte bara problem med myndigheter utan även ett tungt arbete när bokslutet börjar närma sig. Även om man gör allt på rätt sätt så kan småfel dyka upp och med regelbundna avstämningar motverkar man detta till stor del, i alla fall i större bemärkelse.
Redovisningskonsult
Ju fler detaljer som finns i bokföringen desto lättare blir det att upptäcka felen och med en avstämning kan man snabbare lägga något bakom sig och gå vidare till nästa steg. Vill man inte göra avstämningar på egen hand, så är en redovisningskonsult det bästa alternativet som kan hjälpa dig med både bokföring och avstämningar mm.
Tips på bra avstämning
Att göra avstämningar är egentligen inte så knepigt som det låter. Det som händer är att man stämmer av bokföringens transaktioner under en viss tid och jämför de med kontoutdragen för att se att siffrorna stämmer. Börja med balanskontona och ta först med de eventuella verifikationer som missats. Ta sedan itu med resultatkontona.
Registrera verifikationerna
Om du registrerar verifikationerna direkt i systemet så har du möjlighet att ge dem en förklarande undertext för att lättare hålla reda på dem. Håll förklaringen kort för att spara tid men skriv gärna något som gör att du direkt minns dem. Låt också affärshändelserna registreras enskilt och inte i grupp.
Kontrollera summan
Ett annat tips kan vara att kolla upp summan om du vet vilken summa det handlar om, eller hälften av summan. När man bokför ett belopp och det blir fel, så har felet ofta benägenhet att bli dubbelt så stort så detta kan vara värt att veta. En dubbelkontroll av summan är därför att rekommendera.
